Yammer: a vállalati közösségi hálózat és kollaborációs platform működése

A Yammer: A Vállalati Közösségi Hálózat Meghatározása és Szerepe

A digitális átalakulás korában a szervezetek számára kulcsfontosságúvá vált a hatékony belső kommunikáció és a zökkenőmentes együttműködés. Ebben a környezetben a Yammer, mint vállalati közösségi hálózat és kollaborációs platform, egyre nagyobb szerepet kap. A Yammer célja, hogy összekapcsolja a munkatársakat, elősegítse a tudásmegosztást, és támogassa a nyílt kommunikációt a szervezeten belül, függetlenül a földrajzi elhelyezkedéstől vagy a szervezeti hierarchiától.

Eredetileg egy független startupként indult 2008-ban, a Yammer gyorsan népszerűvé vált egy olyan eszköznek, amely a fogyasztói közösségi média mintájára hozott egy újfajta interakciót a vállalati környezetbe. A Microsoft 2012-ben felvásárolta, és azóta szerves részévé vált a Microsoft 365 (korábbi nevén Office 365) ökoszisztémának. Ez az integráció jelentősen megerősítette a Yammer pozícióját, lehetővé téve számára, hogy szinergiákat teremtsen más Microsoft eszközökkel, mint például a SharePoint, a Teams vagy az Outlook.

A Yammer lényege, hogy egy olyan virtuális teret biztosít, ahol a munkatársak csoportokba szerveződve, vagy akár az egész vállalat szintjén, megoszthatják gondolataikat, kérdéseket tehetnek fel, válaszokat kaphatnak, és informális beszélgetéseket folytathatnak. Ez a megközelítés eltér a hagyományos e-mail alapú kommunikációtól, amely gyakran silókba zárja az információt, és lassítja a válaszadást. Ehelyett a Yammer egy dinamikus, átlátható és kereshető tudásbázist hoz létre.

A platform alapvető funkciói lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy profilokat hozzanak létre, követhessék egymást, és hírfolyamokat személyre szabjanak, hasonlóan a mainstream közösségi média platformokhoz. Azonban a Yammer fókuszában mindig a vállalati környezet áll, így a biztonság, a megfelelőség és az adminisztrációs lehetőségek kiemelt figyelmet kapnak. Célja, hogy erősítse a vállalati kultúrát, növelje az alkalmazotti elkötelezettséget, és előmozdítsa az innovációt azáltal, hogy mindenki számára hangot ad.

A Yammer Alapvető Funkciói és Működési Elvei

A Yammer működésének megértéséhez elengedhetetlen, hogy részletesen megvizsgáljuk azokat az alapvető funkciókat, amelyek a platform gerincét alkotják. Ezek a funkciók teszik lehetővé a felhasználók számára, hogy hatékonyan kommunikáljanak, együttműködjenek és tudást osszanak meg a szervezeten belül.

Közösségek (Communities) – A Yammer Szíve

A Yammer legfontosabb építőkövei a közösségek, más néven csoportok. Ezek olyan virtuális terek, ahol a felhasználók hasonló érdeklődésű, projektalapú vagy részlegspecifikus témák köré gyűlhetnek. A közösségek lehetnek:

• Nyilvános közösségek: Ezek mindenki számára láthatóak és csatlakozhatóak a hálózaton belül. Ideálisak széles körű információk megosztására, mint például vállalati hírek, általános kérdések, vagy az egész szervezetet érintő kezdeményezések. Az átláthatóság növelésének egyik kulcsa.
• Zárt közösségek: Ezek csak azok számára láthatók és elérhetőek, akiket meghívtak, vagy akik engedélyt kértek a csatlakozásra, és azt egy adminisztrátor jóváhagyta. Ideálisak bizalmasabb projektekhez, részlegspecifikus beszélgetésekhez vagy szűkebb munkacsoportok számára.
• Külső közösségek: Lehetővé teszik a kommunikációt külső partnerekkel, ügyfelekkel vagy beszállítókkal, anélkül, hogy hozzáférést adnánk nekik a teljes belső hálózathoz. Ez a funkció különösen hasznos együttműködési projektek vagy ügyféltámogatás esetén.

Minden közösségnek van egy saját hírfolyama, ahol a tagok bejegyzéseket tehetnek közzé, fájlokat oszthatnak meg, eseményeket szervezhetnek és felméréseket indíthatnak. A közösségek kezeléséért felelős adminisztrátorok szabályozhatják a tartalom megjelenését és a tagok jogosultságait.

Beszélgetések (Conversations) – A Kommunikáció Alappillére

A Yammeren belüli kommunikáció alapvető formája a beszélgetés. Ez lehet egy egyszerű szöveges bejegyzés, egy kérdés, egy szavazás vagy egy dicséret. A beszélgetések a következő funkciókat támogatják:

• Bejegyzések létrehozása: A felhasználók szöveges üzeneteket írhatnak, formázhatják azokat (félkövér, dőlt, listák), és csatolhatnak hozzájuk képeket, dokumentumokat, videókat.
• Válaszadás és kommentelés: Minden bejegyzéshez lehet válaszokat fűzni, ami lehetővé teszi a beszélgetések fonalának követését és a párbeszéd kibontakozását.
• „Tetszik” (Like) funkció: Egyszerű módja annak, hogy kifejezzük egyetértésünket, támogatásunkat vagy elismerésünket egy bejegyzés iránt.
• @említések: A felhasználók név szerint említést tehetnek más Yammer-felhasználókról (@felhasználónév), ami értesítést küld az érintettnek, és felhívja a figyelmét a bejegyzésre. Ez segít a releváns személyek bevonásában.
• #hashtagek: A hashtagek használata (#kulcsszó) lehetővé teszi a tartalom kategorizálását és későbbi kereshetőségét. Segít a felhasználóknak könnyebben megtalálni a releváns témákat és beszélgetéseket.
• Kiemelt bejelentések: A közösségi adminisztrátorok vagy a hálózat adminisztrátorai kiemelhetnek bizonyos bejegyzéseket, hogy azok a közösség vagy a hálózat tetején maradjanak, biztosítva ezzel a fontos információk láthatóságát.

A beszélgetések rugalmassága és a valós idejű interakció lehetősége jelentősen felgyorsítja az információáramlást a szervezeten belül.

Fájlmegosztás és Dokumentumkezelés

A Yammer nem csupán kommunikációs platform, hanem a fájlmegosztást és a dokumentumkezelést is támogatja. A Microsoft 365 ökoszisztémába való integráció révén a Yammeren megosztott fájlok általában a SharePoint Online-ban vagy a OneDrive Vállalati verzióban tárolódnak. Ez számos előnnyel jár:

• Központi tárolás: A fájlok biztonságosan, egy központi helyen tárolódnak, ami megkönnyíti a hozzáférést és a kezelést.
• Verziókövetés: A SharePoint alapú tárolás biztosítja a verziókövetést, így nyomon követhetőek a dokumentumok változásai, és szükség esetén visszaállíthatók korábbi verziók.
• Közös szerkesztés (Co-authoring): Lehetővé teszi több felhasználó számára, hogy egyszerre szerkesszenek egy dokumentumot, ami jelentősen növeli a hatékonyságot a csoportmunkában.
• Hozzáférési jogosultságok: A fájlokhoz való hozzáférés finomhangolható, biztosítva, hogy csak az arra jogosult személyek tekinthessék meg vagy szerkeszthessék azokat.

A fájlok közvetlenül a Yammer felületén is megtekinthetők, anélkül, hogy el kellene hagyni a platformot, ami zökkenőmentes felhasználói élményt biztosít.

Események (Events) – Online Találkozók és Élő Közvetítések

A Yammer lehetővé teszi események létrehozását és kezelését a közösségeken belül. Ezek lehetnek egyszerű naptáresemények, de a platform támogatja az élő események (Live Events) lebonyolítását is. Az élő események integrálódnak a Microsoft Teams-szel és a Microsoft Stream-mel, így nagyszabású webináriumokat, városházi üléseket vagy Q&A (kérdezz-felelek) szekciókat lehet tartani az egész vállalat vagy egy nagyobb közösség számára.

• Streamelés: Videós tartalmak élőben közvetíthetők, lehetővé téve a vezetőség számára, hogy közvetlenül kommunikáljon a munkatársakkal.
• Kérdezz-felelek modul: Az élő események során a résztvevők kérdéseket tehetnek fel, amiket a moderátorok szűrhetnek és továbbíthatnak az előadóknak.
• Felvétel és visszanézés: Az események rögzíthetők és később visszanézhetők, így azok is hozzáférhetnek az információhoz, akik nem tudtak részt venni az élő adásban.

Ez a funkció különösen értékes a távoli munkavégzés és a hibrid munkamodellek elterjedésével, biztosítva a szervezeten belüli egységes tájékoztatást és interakciót.

Kérdések és Válaszok (Q&A) – Tudásmegosztás a Gyakorlatban

A Yammer speciális bejegyzés típusa a „Kérdés”. Ennek célja, hogy strukturáltabb módon gyűjtse össze a tudást és a válaszokat. Amikor valaki kérdést tesz fel, más felhasználók válaszolhatnak rá. A kérdést feltevő személy vagy egy közösségi adminisztrátor kijelölheti a „legjobb választ”. Ez a funkció:

• Kiemeli a helyes információt: Segít a felhasználóknak gyorsan megtalálni a legmegbízhatóbb és legrelevánsabb választ.
• Tudásbázist épít: Az összegyűjtött kérdések és legjobb válaszok egy kereshető tudásbázist alkotnak, csökkentve az ismétlődő kérdéseket és gyorsítva az információhoz való hozzáférést.
• Azonosítja a szakértőket: Azok a felhasználók, akik gyakran adnak hasznos válaszokat, láthatóvá válnak a szakértői hálózat részeként.

Ez a funkció különösen hasznos a gyakori kérdések (GYIK) kezelésére, a belső támogatás javítására és a kollektív tudás kihasználására.

Felmérések és Szavazások (Polls and Surveys) – Gyors Visszajelzés

A Yammer lehetővé teszi gyors felmérések és szavazások létrehozását, amelyekkel azonnali visszajelzést kaphatunk a közösségtől. Ez a funkció ideális:

• Döntéshozatal támogatására: Például, ha egy csapatnak választania kell több opció közül (pl. egy projekt neve, egy esemény időpontja).
• Hangulatfelmérésre: Gyorsan felmérhető a munkatársak véleménye egy adott témában.
• Ötletgyűjtésre: Különböző javaslatok rangsorolására.

A szavazások eredményei valós időben láthatók, ami átláthatóvá teszi a folyamatot és ösztönzi a részvételt.

Dicséret (Praise) – Az Alkalmazotti Elismerés Eszköze

A „Dicséret” funkció lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy nyilvánosan kifejezzék elismerésüket kollégáik felé. Ez a funkció:

• Erősíti a pozitív visszajelzési kultúrát: Ösztönzi az alkalmazottakat, hogy elismerjék egymás munkáját és hozzájárulásait.
• Növeli az elkötelezettséget: Az elismert munkatársak motiváltabbak és elkötelezettebbek lesznek.
• Láthatóvá teszi az eredményeket: A dicséretek nyilvánosak, így mások is láthatják, ki milyen pozitív hatást gyakorol a szervezetre.

A dicséret nem csak az egyéni teljesítményt emeli ki, hanem hozzájárul egy támogató és elismerő vállalati kultúra kialakításához.

A Yammer Helye a Microsoft 365 Ökoszisztémában

A Microsoft 365 egy kiterjedt szolgáltatáscsomag, amely számos eszközt kínál a hatékony munkavégzéshez. A Yammer szerves részét képezi ennek az ökoszisztémának, és mély integrációval rendelkezik más Microsoft alkalmazásokkal. Ennek az integrációnak a megértése kulcsfontosságú a Yammer teljes potenciáljának kihasználásához és a megfelelő eszköz kiválasztásához az adott feladathoz.

Yammer és Microsoft Teams: Kiegészítő Erők

Gyakran felmerül a kérdés, hogy mikor használjuk a Yammer-t és mikor a Microsoft Teams-t, mivel mindkettő kommunikációs és együttműködési platform. A válasz az, hogy nem versenytársai, hanem kiegészítői egymásnak, és más-más célokra optimalizáltak:

• Microsoft Teams: Ideális a szűkebb, projektorientált, intenzív csoportmunkára. A Teams a valós idejű, napi szintű kommunikációra, a fájlok közös szerkesztésére, a videókonferenciákra és a projektmenedzsmentre fókuszál. Gondoljunk rá úgy, mint a „digitális irodára” vagy a „projektközpontra”, ahol a közvetlen csapatok dolgoznak. A Teamsben a beszélgetések gyakran rövid életűek, és a hangsúly az azonnali interakción van.
• Yammer: Ezzel szemben a Yammer a szélesebb körű, nyílt kommunikációra, a tudásmegosztásra és a vállalati kultúra építésére szolgál. Ideális a szervezet egészét érintő bejelentésekhez, a különböző részlegek közötti információáramláshoz, a közösségek építéséhez, a „városházi” megbeszélésekhez és a spontán ötleteléshez. A Yammerben a beszélgetések hosszabb távon is relevánsak maradnak, kereshetők, és hozzájárulnak a vállalati tudásbázishoz.

Egy tipikus forgatókönyv szerint egy projektcsapat a Teams-t használja a napi munkára és a gyors döntéshozatalra, míg a projekt eredményeit, tanulságait vagy szélesebb körű kérdéseket a Yammer-en osztják meg a releváns közösségekkel, hogy az egész szervezet profitálhasson belőle.

A Yammer nem csupán egy digitális eszköz, hanem egy stratégiai platform, amely lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy lebontsák a kommunikációs silókat, elősegítsék az átláthatóságot, és egy valóban összekapcsolt, elkötelezett munkaerőt építsenek, ahol a tudás szabadon áramlik és az alkalmazottak hangja hallható.

Yammer és SharePoint: Tartalom és Közösség

A SharePoint Online a Microsoft 365 dokumentumkezelési és intranetes platformja. A Yammer és a SharePoint közötti integráció kulcsfontosságú a tartalomkezelés és a kommunikáció szinergiájának megteremtésében:

• Fájltárolás: Ahogy említettük, a Yammerben megosztott fájlok általában a SharePoint dokumentumtáraiban tárolódnak. Ez biztosítja a verziókövetést, a hozzáférési jogosultságokat és a biztonságot.
• Webpartok: A Yammer beszélgetések, hírfolyamok vagy események beágyazhatók SharePoint oldalakba (intranet portálokba) Yammer webpartok segítségével. Ez lehetővé teszi, hogy a vállalat a SharePointon keresztül is megjelenítse a Yammer közösségi aktivitásait, így a munkatársak egyetlen helyen hozzáférhetnek a releváns információkhoz és beszélgetésekhez.
• Hírek és bejelentések: A SharePoint hírek és a Yammer bejelentések kiegészíthetik egymást. A hivatalos vállalati hírek a SharePointon keresztül juthatnak el a munkatársakhoz, míg a Yammer a hírekhez kapcsolódó beszélgetések és visszajelzések platformja lehet.

Ez az integráció biztosítja, hogy a dokumentumok és a kommunikáció szorosan kapcsolódjanak egymáshoz, növelve az információk hozzáférhetőségét és a felhasználói élményt.

Yammer és Outlook: Értesítések és Csoportos Levelezés

Bár a Yammer célja az e-mail alapú kommunikáció csökkentése, az Outlookkal való integráció továbbra is fontos szerepet játszik:

• Értesítések: A Yammer értesítéseket küldhet az Outlookba az új bejegyzésekről, válaszokról vagy említésekről, biztosítva, hogy a felhasználók naprakészek maradjanak a releváns beszélgetésekkel kapcsolatban. Ezek az értesítések személyre szabhatók.
• Csoportok: A Yammer közösségek integrálódhatnak az Office 365 csoportokkal, ami azt jelenti, hogy egy Yammer közösséghez tartozhat egy hozzárendelt Outlook csoportos postaláda és naptár is. Ez megkönnyíti a kommunikációt és az események szervezését az érintett tagok számára.

Az integráció segít áthidalni a Yammer és a hagyományos e-mail alapú munkavégzés közötti szakadékot, megkönnyítve az átállást.

Yammer és Stream: Videós Tartalmak Közvetítése

A Microsoft Stream a Microsoft 365 videóplatformja, amely lehetővé teszi a videós tartalmak feltöltését, szervezését és megosztását. Az integráció a Yammerrel különösen hasznos az élő események és a videós tudásmegosztás szempontjából:

• Élő események hostingja: Ahogy korábban említettük, a Yammer élő események a Streamen keresztül valósulnak meg, biztosítva a stabil és minőségi videó streaminget.
• Videók megosztása: A Streamre feltöltött videók könnyedén megoszthatók a Yammer közösségekben, lehetővé téve a videós tartalmak beépítését a beszélgetésekbe és a tudásmegosztásba.

Ez az integráció támogatja a vizuális kommunikációt és a multimédiás tartalmak gazdagítását a Yammeren belül.

A Yammer jövője: Viva Engage

A Microsoft a Yammer-t a Microsoft Viva Engage-be integrálja, amely a Microsoft Viva élményplatform része. Ez a lépés egyértelműen jelzi a Yammer stratégiai fontosságát a Microsoft jövőbeli elképzeléseiben az alkalmazotti élmény és elkötelezettség terén. A Viva Engage továbbviszi a Yammer alapvető közösségi és kommunikációs funkcióit, de kiegészíti azokat a Viva modulok (pl. Viva Topics, Viva Learning) képességeivel, amelyek:

• Tudásfelfedezés: Segít a felhasználóknak gyorsan megtalálni a releváns információkat és szakértőket a szervezeten belül.
• Tanulás és fejlődés: Integrálja a tanulási tartalmakat a közösségi beszélgetésekbe.
• Jólét és elkötelezettség: Támogatja az alkalmazottak jólétét és elkötelezettségét a közösségi interakciókon keresztül.

A Viva Engage tehát a Yammer evolúciója, amely még inkább az alkalmazotti élményre és a holisztikus digitális munkahelyre fókuszál. Ez nem jelenti a Yammer megszűnését, hanem a funkciók és az integrációk bővülését egy szélesebb platform keretében.

A Yammer Használatának Előnyei Szervezetek Számára

A Yammer bevezetése és hatékony használata számos kézzelfogható előnnyel járhat egy szervezet számára, amelyek túlmutatnak a puszta kommunikáción. Ezek az előnyök az operatív hatékonyságtól a vállalati kultúra erősítéséig terjednek.

1. Javított Belső Kommunikáció és Átláthatóság

A Yammer az e-mail alapú, silókba zárt kommunikáció alternatíváját kínálja, egy nyitottabb, átláthatóbb modellt teremtve:

• Gyorsabb információáramlás: Az információk azonnal eljuthatnak a releváns közösségekhez vagy az egész szervezethez, csökkentve az e-mailezésre fordított időt és a „válaszvárást”.
• Kétirányú kommunikáció: Lehetővé teszi a vezetőség számára, hogy közvetlenül kommunikáljon az alkalmazottakkal, és valós idejű visszajelzést kapjon. Ez növeli az alkalmazottak részvételét és a döntések elfogadását.
• Silók lebontása: A közösségek és a nyílt beszélgetések ösztönzik a részlegek, földrajzi egységek és hierarchiai szintek közötti kommunikációt, lebontva a szervezeti silókat.
• Kereshető tudásbázis: A Yammeren zajló beszélgetések és megosztott tartalmak kereshetők, így a korábbi információk és döntések könnyen visszakereshetők, csökkentve az ismétlődő kérdéseket és az információvesztést.

Ez az átláthatóság és a gyorsaság hozzájárul a szervezet agilitásához és a gyorsabb döntéshozatalhoz.

2. Fokozott Együttműködés és Csoportmunka

A Yammer kiváló platform a projektalapú és a funkciók közötti együttműködéshez:

• Közös munkaterületek: A közösségek ideálisak projektcsoportok számára, ahol megoszthatják a fájlokat, megbeszélhetik a feladatokat és nyomon követhetik a haladást.
• Gyors problémamegoldás: A szélesebb körű tudásbázis és a szakértők könnyű azonosítása révén a problémák gyorsabban megoldhatók, mivel a kollégák gyorsan segíthetnek egymásnak.
• Ötletgyűjtés és innováció: A nyílt közösségek ideálisak ötletgyűjtésre és brainstormingra, lehetővé téve a munkatársak számára, hogy hozzájáruljanak az innovációs folyamatokhoz, függetlenül a pozíciójuktól.

A Yammer megkönnyíti a csapatok számára, hogy hatékonyabban dolgozzanak együtt, és kihasználják a kollektív intelligenciát.

3. Tudásmegosztás és Tudásmenedzsment

A Yammer az egyik leghatékonyabb eszköz a szervezeti tudás megosztására és megőrzésére:

• Szakértők azonosítása: A rendszeres interakciók és a Q&A funkció révén könnyen azonosíthatók a különböző területek szakértői, akikhez a kollégák fordulhatnak segítségért.
• Implicit tudás explicitálása: Az informális beszélgetések során gyakran megosztott „implicit” tudás (az, amit az emberek tudnak, de nem feltétlenül dokumentálnak) a Yammeren keresztül explicitté válik, és elérhetővé válik mások számára is.
• Onboarding és képzés: Az új munkatársak gyorsabban beilleszkedhetnek, ha hozzáférnek a korábbi beszélgetésekhez, gyakori kérdésekhez és a közösségi tudáshoz. A Yammer közösségek támogathatják a folyamatos tanulást is.

A tudásmegosztás nem csak a hatékonyságot növeli, hanem csökkenti a tudásvesztés kockázatát is, amikor kulcsfontosságú munkatársak távoznak.

4. Alkalmazotti Elkötelezettség és Vállalati Kultúra Erősítése

A Yammer jelentősen hozzájárulhat egy pozitív és támogató vállalati kultúra kialakításához:

• Hangot ad az alkalmazottaknak: Mindenki számára lehetőséget biztosít a véleménynyilvánításra, a kérdések feltevésére és a visszajelzésre, függetlenül a hierarchiai szinttől. Ez növeli az alkalmazottak tulajdonosi érzését és elkötelezettségét.
• Közösségi érzés: A közösségek építése segíti a munkatársakat, hogy kapcsolatokat építsenek a szervezeten belül, ami különösen fontos a távoli vagy hibrid munkavégzés esetén.
• Elismerés és motiváció: A „Dicséret” funkció és a nyilvános elismerés növeli a morált és motiválja a munkatársakat.
• Vállalati értékek közvetítése: A vezetőség a Yammeren keresztül közvetítheti a vállalati értékeket, és példát mutathat a nyílt kommunikációra.

Egy elkötelezett munkaerő hatékonyabb, innovatívabb és lojálisabb a szervezethez.

5. Hatékonyság és Termelékenység Növelése

A Yammer hozzájárul a napi munkafolyamatok optimalizálásához és a termelékenység növeléséhez:

• Kevesebb e-mail: A belső kommunikáció áthelyezése a Yammerre drasztikusan csökkentheti az e-mail forgalmat, felszabadítva a munkatársak idejét a fontosabb feladatokra.
• Gyorsabb válaszidők: A kérdésekre gyakran gyorsabban érkeznek válaszok a Yammeren, mint az e-mailben, mivel a releváns szakértők könnyebben elérhetők.
• Centralizált információ: Az információk egy helyen, kereshető formában tárolódnak, így nem kell órákat tölteni az e-mail fiókok vagy a hálózati meghajtók böngészésével.

Ez a hatékonyságnövekedés hosszú távon jelentős megtakarítást és versenyelőnyt jelenthet a szervezet számára.

Kihívások és Legjobb Gyakorlatok a Yammer Bevezetéséhez és Használatához

Bár a Yammer számos előnnyel jár, bevezetése és sikeres működtetése nem mentes a kihívásoktól. A puszta technológiai bevezetés nem garantálja a sikert; elengedhetetlen egy jól átgondolt stratégia és a legjobb gyakorlatok alkalmazása.

Gyakori Kihívások

Számos szervezet szembesülhet a következő problémákkal a Yammer bevezetése során:

1. Alacsony elfogadottság és aktivitás: A leggyakoribb kihívás, hogy a munkatársak nem használják aktívan a platformot. Ennek okai lehetnek a megszokás (ragaszkodás az e-mailhez), a cél hiányának érzése, vagy a vezetőség támogatásának hiánya.
2. Információtenger és zaj: Ha nincs megfelelő tartalomstratégia és moderáció, a platform könnyen telítődhet irreleváns vagy túlzott mennyiségű információval, ami elriaszthatja a felhasználókat.
3. Redundancia más eszközökkel: Ha a Yammer szerepe nem egyértelműen definiált más kommunikációs eszközök (pl. Teams, e-mail) mellett, az zavart és frusztrációt okozhat.
4. Moderáció és tartalomkezelés: A közösségek és a tartalom megfelelő moderálása időigényes lehet, és speciális készségeket igényelhet. A nem megfelelő moderáció ronthatja a felhasználói élményt.
5. Biztonsági aggályok (kezdetben): Bár a Microsoft 365 biztonsági protokolljai magasak, kezdetben felmerülhetnek aggályok az adatok biztonságával és a bizalmas információk megosztásával kapcsolatban. Ezeket a bevezetés előtt tisztázni kell.
6. Vezetői részvétel hiánya: Ha a vezetőség nem használja aktívan a Yammer-t, az üzenetet küld az alkalmazottak felé, hogy a platform nem fontos, ami aláássa az elfogadottságot.

Legjobb Gyakorlatok a Sikeres Bevezetéshez és Használathoz

A fenti kihívások leküzdésére és a Yammer potenciáljának teljes kihasználására a következő legjobb gyakorlatok javasoltak:

1. Világos Cél és Stratégia Meghatározása

• Miért? A bevezetés előtt tisztázni kell, hogy mi a Yammer elsődleges célja a szervezetben. A tudásmegosztás, az alkalmazotti elkötelezettség növelése, a projektkommunikáció javítása?
• Szerep tisztázása: Határozzuk meg egyértelműen a Yammer szerepét a többi kommunikációs eszköz (Teams, e-mail, intranet) mellett. Mikor melyiket használjuk? Hozzunk létre egy belső „kommunikációs mátrixot”.
• Vezetői támogatás: Szerezze meg a felsővezetés elkötelezettségét és aktív részvételét. A vezetőknek példát kell mutatniuk a platform használatában.

2. Közösségi Menedzserek és Bajnokok Kijelölése

• Közösségi tulajdonosok: Jelöljön ki „közösségi tulajdonosokat” vagy „adminisztrátorokat” minden kulcsfontosságú közösséghez. Feladatuk a közösség aktiválása, a beszélgetések ösztönzése, a moderáció és a tagok támogatása.
• Yammer bajnokok: Azonosítsa azokat a munkatársakat, akik lelkesek a platform iránt, és képezze ki őket „Yammer bajnokokká”. Ők segíthetnek a kollégáknak a kezdeti lépésekben, és ösztönözhetik a részvételt.

3. Tartalomstratégia és Minőségi Tartalom Ösztönzése

• Relevancia: Ösztönözze a felhasználókat, hogy releváns, értékes és érdekes tartalmat osszanak meg. Kerülje a „zajt”.
• Kérdések ösztönzése: Ösztönözze a munkatársakat, hogy tegyenek fel kérdéseket, és keressék a válaszokat a Yammeren.
• Sikertörténetek megosztása: Ossza meg a Yammeren keresztül elért sikereket, hogy inspirálja a többi felhasználót.
• Vezetőségi bejegyzések: A vezetők rendszeresen tegyenek közzé bejegyzéseket, kérdéseket, vagy indítsanak beszélgetéseket.

4. Képzés és Folyamatos Támogatás

• Kezdeti képzés: Biztosítson alapvető képzést a Yammer használatáról minden munkatárs számára.
• Folyamatos támogatás: Hozzon létre egy belső Yammer közösséget a Yammerrel kapcsolatos kérdésekre és támogatásra.
• Legjobb gyakorlatok megosztása: Rendszeresen osszon meg tippeket és trükköket a Yammer hatékony használatáról.

5. Integráció a Meglévő Munkafolyamatokkal

• Beágyazás: Integrálja a Yammer-t a meglévő intranetbe (SharePoint) vagy más üzleti alkalmazásokba, ahol releváns.
• Értesítések kezelése: Segítse a felhasználókat az értesítések személyre szabásában, hogy ne érezzék magukat túlterhelve.

6. Mérés és Visszajelzés

• Analitika: Használja a Yammer beépített analitikai eszközeit a használat nyomon követésére (aktív felhasználók száma, bejegyzések száma, legnépszerűbb közösségek).
• Visszajelzés gyűjtése: Rendszeresen gyűjtsön visszajelzést a felhasználóktól a platformról (pl. felmérésekkel a Yammeren).
• Iteráció: A visszajelzések és az analitika alapján folyamatosan finomítsa a Yammer stratégiát és a közösségi irányelveket.

Egy jól megtervezett és végrehajtott bevezetési stratégia kulcsfontosságú ahhoz, hogy a Yammer ne csak egy újabb IT-eszköz legyen, hanem egy valóban értékes platform, amely átalakítja a belső kommunikációt és az együttműködést a szervezetben.

Yammer Adminisztráció és Irányítás (Governance)

A Yammer hatékony és biztonságos működéséhez elengedhetetlen a megfelelő adminisztráció és irányítás. A Microsoft 365 adminisztrációs központján keresztül a rendszergazdák széles körű beállításokat és ellenőrzési lehetőségeket érhetnek el.

Felhasználókezelés

A Yammer felhasználókezelése szorosan integrálódik a Microsoft 365 felhasználókezelésével. Ez magában foglalja:

• Felhasználók hozzáadása/eltávolítása: A felhasználók automatikusan szinkronizálódnak az Azure Active Directory-ból (mostantól Microsoft Entra ID), így a Yammer hozzáférés egyszerűen kezelhető.
• Profilok kezelése: A felhasználók profiladatai (név, beosztás, részleg) szinkronizálhatók más Microsoft 365 szolgáltatásokkal.
• Külső felhasználók: Az adminisztrátorok szabályozhatják a külső hálózatokhoz való hozzáférést és a külső felhasználók meghívását.

A megfelelő felhasználókezelés biztosítja, hogy csak az arra jogosult személyek férjenek hozzá a vállalati hálózathoz, és hogy a felhasználói adatok naprakészek legyenek.

Hálózati Konfiguráció

A rendszergazdák számos hálózati beállítást konfigurálhatnak, amelyek befolyásolják a Yammer működését:

• Hálózati név és URL: A Yammer hálózat egyedi neve és URL-je.
• Tartományok kezelése: Mely e-mail tartományok jogosultak a hálózathoz való csatlakozásra.
• Fájltárolás beállításai: Hol tárolódnak a Yammeren megosztott fájlok (SharePoint vagy Yammer felhő). A SharePoint-alapú tárolás javasolt a jobb integráció és funkciók miatt.
• Adat exportálás: Lehetőség az adatok exportálására megfelelőségi vagy archiválási célokból.

Ezek a beállítások lehetővé teszik a szervezet számára, hogy a Yammer-t saját igényeikhez és biztonsági irányelveihez igazítsák.

Tartalom Moderáció és Megfelelőség

A tartalom moderálása kulcsfontosságú a Yammer tisztán tartásához és a vállalati irányelvek betartásához:

• Kulcsszó monitorozás: Az adminisztrátorok beállíthatnak kulcsszavakat, amelyek figyelmeztetést küldenek, ha egy bejegyzésben megjelennek, lehetővé téve a proaktív moderációt.
• Tartalom jelentése: A felhasználók jelenthetnek nem megfelelő tartalmat, amelyet az adminisztrátorok felülvizsgálhatnak és eltávolíthatnak.
• Adatmegőrzés: A Yammer támogatja az adatmegőrzési irányelveket, biztosítva, hogy a beszélgetések és fájlok a jogi és szabályozási követelményeknek megfelelően legyenek tárolva.
• eDiscovery: A Yammer tartalma kereshető és exportálható eDiscovery célokra, ami fontos jogi és megfelelőségi esetekben.

A moderációs eszközök és a megfelelőségi funkciók biztosítják, hogy a Yammer biztonságos és professzionális környezet maradjon.

Analitika és Jelentések

A Yammer adminisztrációs felülete részletes analitikai adatokat és jelentéseket biztosít a hálózat használatáról:

Metrika	Leírás	Jelentősége
Aktív felhasználók	Azoknak a felhasználóknak a száma, akik valamilyen interakciót végeztek.	Az elfogadottság és a platform használatának alapvető mutatója.
Létrehozott bejegyzések	Az új beszélgetések és válaszok teljes száma.	A tartalomgenerálás és a kommunikáció szintjét mutatja.
Legnépszerűbb közösségek	A legtöbb aktivitással (bejegyzés, válasz) rendelkező közösségek.	Segít azonosítani a sikeres közösségeket és a releváns témákat.
Fájlmegosztás	A megosztott fájlok száma és típusa.	Az együttműködés és a tudásmegosztás mértékét jelzi.
Külső felhasználók aktivitása	A külső hálózatok és felhasználók interakciói.	A külső együttműködés hatékonyságának mérése.

Ezen adatok elemzése segíti az adminisztrátorokat és a vezetőséget abban, hogy felmérjék a Yammer hatékonyságát, azonosítsák a fejlesztendő területeket, és finomítsák a bevezetési stratégiát.

A Yammer Jövője: Microsoft Viva Engage

A Yammer folyamatosan fejlődik, és a Microsoft stratégiájában egyre inkább az alkalmazotti élmény központjába kerül. Ennek a fejlődésnek a legfontosabb mérföldköve a Microsoft Viva Engage.

A Yammer Evolúciója

A Microsoft 2022-ben jelentette be, hogy a Yammer azonosítót fokozatosan felváltja a Viva Engage név. Ez nem csupán egy névváltoztatás, hanem egy szélesebb stratégia része, amely a Yammer alapvető közösségi funkcióit a Microsoft Viva platformba integrálja. A Viva Engage továbbra is biztosítja a Yammer jól ismert közösségi hálózati funkcióit, de kiegészíti azokat a Viva modulok képességeivel, amelyek célja az alkalmazotti élmény átfogó javítása a digitális munkahelyen.

Viva Engage a Microsoft Viva részeként

A Microsoft Viva egy integrált alkalmazotti élményplatform, amely célja a munkatársak elkötelezettségének, jólétének, tanulásának és tudásának támogatása. A Viva Engage a Viva öt alappillérének egyike (Viva Connections, Viva Topics, Viva Learning, Viva Insights, Viva Goals). A Viva Engage mint a Yammer jövője, a következőket teszi lehetővé:

• Közösségek a Viva-ban: A Yammer közösségek és beszélgetések mostantól a Viva Engage-en keresztül érhetők el, és mélyebben integrálódnak a Microsoft 365 többi részével.
• Vezetői kommunikáció: A Viva Engage kiemelt hangsúlyt fektet a vezetői kommunikációra és az alkalmazotti elkötelezettségre, lehetővé téve a vezetők számára, hogy közvetlenül kapcsolódjanak a munkatársakhoz, és felmérjék a hangulatot.
• Történetek (Stories): Hasonlóan a fogyasztói közösségi média platformokhoz, a Viva Engage bevezette a „Történetek” funkciót, amely rövid videós vagy képekkel illusztrált bejegyzéseket tesz lehetővé, növelve az informális és személyes kommunikációt.
• Fejlett analitika: A Viva Engage részletesebb analitikát kínál az alkalmazotti elkötelezettségről és a közösségi interakciókról, segítve a szervezeteket a stratégia finomításában.
• Integráció más Viva modulokkal: A Viva Engage szinergiákat teremt más Viva modulokkal:
  • Viva Topics: Automatikusan azonosítja és szervezi a tudást, a szakértőket és a tartalmat a szervezetben. A Yammer/Engage beszélgetések hozzájárulnak a Viva Topics tudásbázisához.
  • Viva Learning: Integrálja a tanulási tartalmakat, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy a közösségi beszélgetések során releváns tanulási forrásokat fedezzenek fel.
  • Viva Insights: Segít megérteni a munkahelyi szokásokat és a jólétet, és a közösségi interakciók is beépülhetnek ebbe az elemzésbe.

Ez a stratégiai lépés azt mutatja, hogy a Microsoft továbbra is elkötelezett a Yammer alapvető víziója mellett, de egy szélesebb, holisztikusabb alkalmazotti élményplatform részeként. A Viva Engage célja, hogy a Yammer-t még inkább a digitális munkahely központi elemévé tegye, ahol a közösségi interakciók, a tudásmegosztás és az elkötelezettség szorosan összefonódnak.

A Yammer, immár Viva Engage néven, továbbra is kulcsfontosságú eszköz marad azon szervezetek számára, amelyek nyitott, átlátható és elkötelezett belső kommunikációs kultúrát szeretnének kialakítani a digitális korban.