Microsoft Office Delve: a kereső- és felfedezőeszköz célja és működése

A modern üzleti környezetben a digitális információk áradata szinte kezelhetetlenné vált. Nap mint nap több e-mail, dokumentum, prezentáció és chatüzenet születik, mint amennyit egy ember valaha is képes lenne feldolgozni. Ebben az információs zajban a releváns tartalom megtalálása, a szükséges adatok előkeresése és a megfelelő kollégák azonosítása kulcsfontosságúvá vált a hatékony munkavégzés szempontjából. A Microsoft felismerte ezt a kihívást, és válaszul létrehozta az Office Delve-et, egy olyan intelligens kereső- és tartalomfelfedező eszközt, amely gyökeresen átalakítja, ahogyan a felhasználók a Microsoft 365 ökoszisztémájában tárolt információkkal interakcióba lépnek. A Delve nem egy hagyományos keresőmotor; sokkal inkább egy személyes asszisztens, amely proaktívan segít felfedezni azokat a dokumentumokat és személyeket, amelyek a legrelevánsabbak az Ön aktuális munkájához.

A Delve alapvető célja, hogy a felhasználók számára láthatóvá tegye a számukra fontos, de talán ismeretlen tartalmakat, miközben tiszteletben tartja az adatvédelmi beállításokat. Nem csupán kulcsszavakra keres, hanem elemzi a felhasználó munkafolyamatait, kapcsolatait, a gyakran megnyitott dokumentumokat, és a kollégák tevékenységét is. Ez az intelligens megközelítés lehetővé teszi, hogy a Delve ne csak azt mutassa meg, amit Ön expliciten keres, hanem azt is, amire szüksége lehet, de még nem tud róla. Ez a fajta személyre szabott tartalomfelfedezés jelentős mértékben növelheti a produktivitást, csökkentheti az információs túlterheltséget, és elősegítheti a tudásmegosztást a szervezeten belül.

A Delve születése és a „munka jövője” vízió

A Microsoft Office Delve megjelenése nem egy elszigetelt esemény volt, hanem egy nagyobb, stratégiai irányváltás része, amelynek középpontjában a „munka jövője” állt. A Microsoft évek óta dolgozik azon, hogy az irodai szoftverek ne csupán statikus eszközök legyenek, hanem dinamikus, intelligens platformok, amelyek alkalmazkodnak a felhasználókhoz és a változó munkakörnyezethez. A felhőalapú szolgáltatások, mint az Office 365 (ma már Microsoft 365), lehetővé tették, hogy a különböző alkalmazások, mint a SharePoint, OneDrive, Exchange és Skype for Business (ma Teams), szorosabban integrálódjanak és adatokat cseréljenek. Ez az integráció teremtette meg a Delve alapját.

A Delve mögött meghúzódó filozófia az, hogy az információ ne csak akkor legyen elérhető, amikor aktívan keresik, hanem proaktívan „jutassa el” a felhasználóhoz. Ez a megközelítés a „pull” (lekéréses) modellről a „push” (nyomásos) modellre való átállást jelenti az információszerzésben. A hagyományos keresőmotorok a „pull” elven működnek: a felhasználó beír egy lekérdezést, és a rendszer válaszol. A Delve ezzel szemben a „push” elven is működik: a rendszer maga ajánl fel releváns tartalmakat anélkül, hogy a felhasználó explicit kérést fogalmazna meg. Ez a paradigmaváltás különösen fontos egy olyan világban, ahol az idő a legértékesebb erőforrás, és a folyamatos információszerzés jelentős terhet ró a munkavállalókra.

A Delve nem csak egy alkalmazás; ez egy új gondolkodásmód az információkezelésben, amely a felhasználó köré építi az információs univerzumot, és segít megtalálni a rejtett gyöngyszemeket a digitális óceánban.

Hogyan működik a delve motorháztető alatt? A microsoft graph szerepe

A Delve intelligenciájának és működésének kulcsa a Microsoft Graph. Ez az API (alkalmazásprogramozási felület) egy hidat képez a Microsoft 365 összes szolgáltatása között, és lehetővé teszi, hogy az adatok ne elszigetelten létezzenek, hanem összefüggő hálózatként. A Graph egy „adatgráf”, amely rögzíti a felhasználók, fájlok, beszélgetések, értekezletek és eszközök közötti kapcsolatokat a Microsoft 365 ökoszisztémájában. Amikor Ön egy dokumentumon dolgozik a OneDrive-ban, egy e-mailt küld az Outlookban, vagy egy projektet kezel a SharePointon, a Microsoft Graph rögzíti ezeket az interakciókat és a köztük lévő kapcsolatokat.

A Delve a Microsoft Graph által gyűjtött és elemzett adatokra támaszkodva építi fel a személyre szabott tartalomajánló rendszert. A Graph figyelembe veszi a következőket:

• Ki Ön: Az Ön munkaköre, osztálya, szervezeti helyzete.
• Kivel dolgozik együtt: A kollégák, akikkel gyakran kommunikál, vagy akikkel közös projekteken dolgozik.
• Milyen dokumentumokon dolgozik: A fájlok, amelyeket megnyit, szerkeszt, vagy megoszt.
• Mely dokumentumok relevánsak a kollégái számára: Ha az Ön kollégái egy adott témával foglalkoznak, és Ön is hasonló projekteken dolgozik, a Delve feltételezi, hogy az adott dokumentumok Önnek is relevánsak lehetnek.
• A dokumentumok metaadatai: Cím, kulcsszavak, utolsó módosítás dátuma, szerző, stb.

Ezekből az adatokból a Microsoft Graph egy komplex mintázatot hoz létre, amely leírja az Ön digitális munkakörnyezetét. A Delve ezután ezt a mintázatot használja fel, hogy a legrelevánsabb és legfrissebb információkat mutassa meg Önnek. Fontos kiemelni, hogy a Delve nem tárolja az Ön dokumentumait, hanem a Microsoft Graphon keresztül fér hozzá azokhoz a meglévő tárolási helyükön (pl. SharePoint, OneDrive). Ez biztosítja, hogy a Delve mindig a legfrissebb verziókat mutassa, és ne hozzon létre duplikátumokat.

A személyre szabott tartalomfelfedezés alapjai: relevancia és intelligencia

A Delve igazi ereje abban rejlik, hogy képes a relevancia fogalmát egyéni szintre emelni. A hagyományos keresés gyakran túl sok, vagy épp túl kevés találatot ad, és a felhasználó feladata eldönteni, mi is az igazán fontos. A Delve ezt a terhet veszi le a válláról a következő intelligens mechanizmusok segítségével:

1. Kapcsolati háló elemzése: A Delve figyelembe veszi, kikkel kommunikál a leggyakrabban, kikkel vannak közös megbeszélései, és kik tartoznak az Ön szervezeti egységébe. Ha az Ön közvetlen kollégái egy adott dokumentumon dolgoznak, a Delve nagyobb valószínűséggel fogja Önnek is megmutatni azt, feltételezve, hogy Ön is érintett lehet a témában.
2. Tevékenységi minták felismerése: A rendszer nyomon követi, milyen típusú dokumentumokat nyit meg gyakran, milyen témákban keres, és milyen fájlokat szerkeszt. Ezekből a mintázatokból tanulva finomítja az ajánlásait.
3. Tartalom elemzése: A Delve nem csak a fájlneveket és metaadatokat nézi, hanem bizonyos mértékig a dokumentumok tartalmát is elemzi, hogy jobban megértse a fő témákat és kulcsszavakat. Ez segít a pontosabb kategorizálásban és ajánlásban.
4. Frissesség és népszerűség: A Delve előnyben részesíti a frissen módosított vagy létrehozott dokumentumokat, valamint azokat, amelyeket az Ön releváns kapcsolatai gyakran megtekintenek vagy szerkesztenek. Ez biztosítja, hogy mindig a legaktuálisabb információkhoz férjen hozzá.

Ez az intelligens megközelítés azt jelenti, hogy a Delve által megjelenített tartalom minden felhasználó számára egyedi. Nincs két azonos Delve felület, mert mindenki munkakörnyezete, kapcsolatai és tevékenységei eltérőek. Ez a személyre szabott élmény az, ami a Delve-et nem csak egy keresőeszközzé, hanem egy valódi tartalomfelfedező platformmá teszi.

A Delve nem csak a dokumentumokat, hanem az embereket is képes felfedezni. Ha egy adott témával kapcsolatban keres információt, a Delve nemcsak a dokumentumokat, hanem azokat a kollégákat is megmutathatja, akik a témában járatosak, vagy akik az adott dokumentumokon dolgoznak. Ez elősegíti a tudásmegosztást és a szakértelem azonosítását a szervezeten belül, lebontva a szilókat és ösztönözve a kollaborációt.

A Delve felülete és a felhasználói élmény

A Delve felhasználói felülete rendkívül intuitív és vizuálisan vonzó, a Microsoft Modern UI elvei szerint készült. Amikor először megnyitja a Delve-et, egy kártyaalapú nézet fogadja, ahol minden egyes kártya egy dokumentumot vagy egy személyt képvisel. Ezek a kártyák dinamikusan frissülnek, és a legrelevánsabb elemeket mutatják be. A kártyákon megjelennek a dokumentum címe, típusa, az utolsó módosító személye, és gyakran egy kis előnézeti kép is, ami segít a gyors azonosításban.

A fő Delve nézet a „Home” (Kezdőlap), ahol a rendszer a legfontosabb és legfrissebb ajánlásokat jeleníti meg. Emellett számos funkció segíti a navigációt és a tartalomkezelést:

• Keresőmező: Bár a Delve proaktívan ajánl tartalmakat, természetesen van lehetőség hagyományos kulcsszavas keresésre is. A keresési eredmények is a Delve intelligenciájára épülnek, és relevanciájuk szerint rangsorolódnak.
• Felfedezett dokumentumok: Ez a rész a főáram, ahol a Delve a „Discovery Feed”-et mutatja. Ez a folyamatosan frissülő lista az Ön számára legrelevánsabb dokumentumokat és információkat tartalmazza.
• Saját dokumentumok: Ez a szekció az Ön által létrehozott vagy módosított dokumentumokat gyűjti össze, függetlenül attól, hogy hol tárolódnak (OneDrive, SharePoint). Ez egyfajta személyes munkafolyamat-áttekintést biztosít.
• Táblák (Boards): A táblák lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy releváns dokumentumokat gyűjtsenek össze egy adott témával kapcsolatban. Gondoljon rá úgy, mint egy személyes vagy csoportos „Pinterest” táblára a munkahelyi dokumentumok számára. Ezek a táblák megoszthatók, így kiválóan alkalmasak projekt alapú tudásmegosztásra és kollaborációra.
• Személyek (People): Ezen a lapon megtekintheti a kollégái profilját, és felfedezheti, milyen dokumentumokon dolgoznak, illetve kikkel kommunikálnak. Ez a funkció segít a szakértelem azonosításában és a belső hálózat építésében.

A Delve felületének egyik legnagyobb előnye, hogy lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy gyorsan áttekintsék a számukra fontos információkat, és egy pillantással lássák, mi történt a környezetükben. A kártyákra kattintva közvetlenül megnyithatók a dokumentumok a forrásalkalmazásban, így zökkenőmentes az átmenet a felfedezés és a tényleges munka között.

Dokumentumok és emberek felfedezése

A Delve két fő pilléren nyugszik: a dokumentumok és a személyek felfedezésén. Mindkét funkció alapvető fontosságú a modern, együttműködő munkakörnyezetben.

Dokumentumok felfedezése

A Delve túlmegy a hagyományos fájlkeresésen. Nem csupán a fájlnevek vagy a metaadatok alapján keres, hanem a tartalom kontextusát, a felhasználók közötti kapcsolatokat és a tevékenységi mintákat is figyelembe veszi. Ez azt jelenti, hogy ha Ön egy projekt menedzsmenttel kapcsolatos feladaton dolgozik, a Delve nemcsak a „projekt menedzsment” kulcsszót tartalmazó dokumentumokat mutatja meg, hanem azokat is, amelyeken az Ön csapattagjai dolgoznak, vagy amelyeket az Ön vezetője nemrégiben megtekintett. Ez a proaktív megközelítés segít abban, hogy ne maradjon le fontos információkról, még akkor sem, ha azok nincsenek közvetlenül megosztva Önnel, de a rendszer feltételezi, hogy relevánsak lehetnek.

A dokumentumok kártyáin a Delve képes megjeleníteni a dokumentum típusát (Word, Excel, PowerPoint, PDF stb.), a szerzőjét, az utolsó módosítás dátumát és gyakran egy kis vizuális előnézetet is. Ezen felül, ha egy dokumentumot egy „Táblára” helyeztek, az is láthatóvá válik. Ez a vizuális gazdagság gyorsabb döntéshozatalt tesz lehetővé arról, hogy érdemes-e megnyitni az adott fájlt.

Emberek felfedezése

A Delve nemcsak az információkhoz való hozzáférést könnyíti meg, hanem az emberekhez való kapcsolódást is. A „Személyek” nézetben megtekintheti kollégái Delve profilját. Ez a profil sokkal több, mint egy egyszerű névjegykártya:

• Szakértelem és projektek: A profil tartalmazhatja a kolléga munkakörét, osztályát, elérhetőségeit, de ami még fontosabb, azokat a készségeket és projekteket is, amelyeken dolgozik. Ez rendkívül hasznos, ha egy adott témában szakértőre van szüksége.
• Kapcsolatok: Láthatja, kikkel dolgozik együtt a kolléga, kik a közvetlen beosztottjai vagy vezetői.
• Dokumentumok: A profilból közvetlenül elérhetők azok a dokumentumok, amelyeken a kolléga dolgozik, és amelyek meg vannak osztva Önnel vagy a nyilvánossággal. Ez segít abban, hogy lássa, min dolgoznak a többiek, és elkerülje a duplikált munkát.

Az emberek felfedezése különösen értékes a nagyobb szervezetekben, ahol nem mindenki ismer mindenkit. A Delve segít lebontani a szervezeti szilókat, és elősegíti a keresztfunkcionális együttműködést azáltal, hogy láthatóvá teszi a szakértelmet és a folyamatban lévő munkákat. Ha valaki egy új projekten kezd dolgozni, gyorsan megtalálhatja azokat a kollégákat, akik már dolgoztak hasonló témákon, és profitálhat a tapasztalataikból.

A Delve a „ki mit tud” és a „ki min dolgozik” kérdésekre ad azonnali választ, ezáltal felgyorsítva a tudásmegosztást és a problémamegoldást a szervezeten belül.

A Delve és a hálózati kapcsolatok erősítése

A modern munkakörnyezetben a hálózati kapcsolatok és a kollaboráció kulcsfontosságúak a sikerhez. A Delve nem csupán egy információs eszköz, hanem egy erős platform is, amely aktívan hozzájárul a szervezeten belüli hálózati kapcsolatok erősítéséhez és a hatékonyabb együttműködéshez.

Amikor a Delve releváns dokumentumokat ajánl, gyakran olyanokat mutat meg, amelyeken az Ön kollégái dolgoznak. Ez nemcsak az információhoz való hozzáférést biztosítja, hanem egyben egy „beszélgetésindító” is lehet. Ha látja, hogy egy kollégája egy olyan prezentáción dolgozik, amely Önt is érinti, azonnal felveheti vele a kapcsolatot, anélkül, hogy külön megkeresné az információt. Ez a fajta proaktív információmegosztás csökkenti a kommunikációs akadályokat és elősegíti a spontán együttműködést.

A Delve profilok különösen fontosak ebben a tekintetben. A profilok nem csupán statikus információkat tartalmaznak, hanem dinamikusan tükrözik a felhasználó tevékenységét és szakértelmét. Amikor valaki frissíti a profilját, hozzáad készségeket, projekteket vagy érdeklődési köröket, azzal hozzájárul a szervezet kollektív tudásbázisához. Más kollégák ezáltal könnyebben megtalálhatják őt, ha egy adott témában szakértelemre van szükségük. Ez a mechanizmus a „ki tudja, ki tudja?” problémára ad választ, és segít azonosítani a rejtett tehetségeket és a belső szakértőket.

A „Táblák” funkció szintén hozzájárul a hálózati kapcsolatok erősítéséhez. Egy tábla létrehozásával és megosztásával a felhasználók egy adott témával kapcsolatos releváns dokumentumokat gyűjthetnek össze, és megoszthatják azokat kollégáikkal. Ez nem csak a tudásmegosztást segíti, hanem egyfajta közös gondolkodási teret is teremt, ahol a csapattagok együtt építhetik a projekt specifikus tudásbázist. A táblák a projektmenedzsmentben, az ötletelésben és a képzésben is rendkívül hasznosak lehetnek.

Adatvédelem és biztonság a Delve-ben: mire figyeljünk?

Az adatvédelem és a biztonság alapvető fontosságú kérdések minden vállalati környezetben, különösen, ha egy olyan intelligens rendszerről van szó, mint a Delve, amely hozzáfér a szervezet dokumentumaihoz és felhasználói adataihoz. A Microsoft nagy hangsúlyt fektetett arra, hogy a Delve a legszigorúbb adatvédelmi és biztonsági szabványoknak megfelelően működjön.

A legfontosabb alapelv, hogy a Delve soha nem módosítja a meglévő engedélyeket. Ez azt jelenti, hogy Ön csak azokat a dokumentumokat láthatja a Delve-ben, amelyekhez már amúgy is hozzáférése van a SharePointon, OneDrive-on vagy más Microsoft 365 szolgáltatáson keresztül. Ha egy dokumentumot nem osztottak meg Önnel, vagy nincs rá olvasási engedélye, akkor az nem fog megjelenni a Delve felületén, még akkor sem, ha az Ön kollégái dolgoznak rajta, vagy az Ön számára releváns lenne.

Ez az engedélyalapú működés garantálja, hogy a Delve nem hoz létre „információs szivárgást”, és nem tesz láthatóvá olyan tartalmakat, amelyek bizalmasak, vagy amelyekhez a felhasználónak nem lenne szabad hozzáférnie. A rendszer tiszteletben tartja a meglévő biztonsági csoportokat, SharePoint-engedélyeket és OneDrive-megosztási beállításokat. A felhasználók maguk is szabályozhatják, hogy mely dokumentumokat osszák meg, és kivel, a megszokott Microsoft 365 felületeken keresztül.

Az adminisztrátorok számára is rendelkezésre állnak eszközök a Delve beállításainak finomhangolásához. Kikapcsolhatják a Delve-et bizonyos felhasználók vagy csoportok számára, szabályozhatják a profilinformációk láthatóságát, és felügyelhetik a szolgáltatás működését. Ez a rugalmasság lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy a saját belső biztonsági politikájukhoz igazítsák a Delve használatát.

Fontos tudni, hogy a Delve nem tárolja a dokumentumok másolatát. Csak a Microsoft Graphon keresztül indexeli és elemzi azokat a meglévő tárolási helyükön. Ez minimalizálja az adatvesztés kockázatát, és biztosítja, hogy a Delve mindig a legfrissebb és hiteles forrásból származó információkat mutassa. Az adatok titkosítása átvitel és tárolás közben is biztosított, a Microsoft 365 globális biztonsági infrastruktúrájának részeként.

A Delve előnyei a szervezetek számára

A Microsoft Office Delve számos jelentős előnnyel jár a modern szervezetek számára, amelyek célja a hatékonyság növelése, a tudásmegosztás optimalizálása és az együttműködés fejlesztése.

1. Növelt produktivitás és hatékonyság:

   A legkézenfekvőbb előny a megnövekedett produktivitás. A Delve radikálisan csökkenti az időt, amit a felhasználók releváns információk keresésével töltenek. Azáltal, hogy proaktívan ajánl tartalmakat, a munkavállalók kevesebb időt töltenek kereséssel és több időt a tényleges feladataikkal. Az azonnali hozzáférés a projektdokumentumokhoz, prezentációkhoz és jelentésekhez felgyorsítja a döntéshozatalt és a munkafolyamatokat.

2. Jobb tudásmegosztás és szakértelem azonosítása:

   A Delve lebontja az információs szilókat a szervezeten belül. Segít a felhasználóknak felfedezni, hogy ki min dolgozik, és ki milyen szakértelemmel rendelkezik. Ez elősegíti a tudásmegosztást, a legjobb gyakorlatok terjesztését és a mentorálási lehetőségek azonosítását. Egy új projekten dolgozó csapat gyorsan megtalálhatja azokat a kollégákat, akik már rendelkeznek tapasztalattal hasonló területeken, ezzel elkerülve a kerék feltalálását.

3. Erősített kollaboráció és csapatmunka:

   Azáltal, hogy láthatóvá teszi a kollégák munkáját és a releváns dokumentumokat, a Delve ösztönzi az együttműködést. A „Táblák” funkció lehetővé teszi a csapatok számára, hogy közös tudásbázist építsenek, ami különösen hasznos a távoli munkavégzés vagy a szétszórt csapatok esetében. Az azonnali rálátás a csapattagok tevékenységére javítja a koordinációt és az átláthatóságot.

4. Személyre szabott munkakörnyezet:

   Minden felhasználó egyedi élményt kap a Delve-től, amely az ő specifikus igényeihez, munkaköréhez és kapcsolataihoz igazodik. Ez a személyre szabott megközelítés relevánsabbá és vonzóbbá teszi az információszerzést, és segít elkerülni az információs túlterheltséget.

5. A rejtett információk felszínre hozása:

   A szervezetekben rengeteg értékes információ rejtőzik olyan dokumentumokban, amelyek soha nem jutnak el a megfelelő emberekhez. A Delve képes ezeket a „rejtett gyöngyszemeket” felszínre hozni, és összekapcsolni őket azokkal a felhasználókkal, akik a legnagyobb hasznát vehetnék. Ez maximalizálja a meglévő digitális eszközökbe fektetett befektetések megtérülését.

6. Egyszerűsített dokumentumkezelés és hozzáférés:

   A Delve egy központi pontot biztosít a dokumentumok felfedezéséhez, függetlenül azok tárolási helyétől (OneDrive, SharePoint, Teams). Ez egyszerűsíti a dokumentumkezelést a felhasználók számára, és csökkenti a frusztrációt, amelyet a különböző rendszerek közötti ugrálás okoz.

Összességében a Delve nem csupán egy technikai eszköz, hanem egy stratégiai platform, amely segíti a szervezeteket abban, hogy a digitális információk áradatában is relevánsak és versenyképesek maradjanak, kihasználva a kollektív tudás erejét.

Kihívások és korlátok a Delve használatában

Bár a Microsoft Office Delve számos előnnyel jár, fontos megérteni a vele járó kihívásokat és korlátokat is, hogy a szervezetek a lehető leghatékonyabban tudják bevezetni és kihasználni a potenciálját.

1. Függőség a Microsoft 365 ökoszisztémától:

   A Delve teljes mértékben a Microsoft 365 ökoszisztémájára épül. Ez azt jelenti, hogy csak azokat a dokumentumokat és információkat képes felfedezni, amelyek a SharePoint Online-ban, OneDrive for Business-ben, Exchange Online-ban és más Microsoft 365 szolgáltatásokban tárolódnak. Ha egy szervezet jelentős mennyiségű adatot tárol harmadik féltől származó rendszerekben vagy helyi szervereken, azok nem fognak megjelenni a Delve-ben. Ez korlátozhatja a Delve átfogó képességét a teljes szervezeti tudás feltérképezésére.

2. Adatminőség és metaadatok fontossága:

   A Delve intelligenciája nagyban függ az adatok minőségétől és a metaadatok gazdagságától. Ha a dokumentumok nincsenek megfelelően címkézve, nincsenek releváns kulcsszavakkal ellátva, vagy a fájlnevek nem informatívak, a Delve nehezebben tudja pontosan azonosítani a tartalmukat és relevanciájukat. A „szemét be, szemét ki” elv itt is érvényesül: ha az alapul szolgáló adatok rossz minőségűek, a Delve ajánlásai sem lesznek optimálisak.

3. Felhasználói elfogadás és képzés:

   Mint minden új technológia esetében, a Delve bevezetése is igényli a felhasználók elfogadását és megfelelő képzését. Sok felhasználó megszokta a hagyományos keresési módszereket, és időre van szüksége ahhoz, hogy megértse a Delve proaktív megközelítését. A tudatosság hiánya vagy a tévhitek (pl. az adatvédelmi aggályok túlzott hangsúlyozása) gátolhatják a széleskörű elterjedést. Fontos, hogy a felhasználók megértsék, hogyan működik a Delve, és hogyan tudják a legtöbbet kihozni belőle.

4. Információs túlterheltség kockázata:

   Bár a Delve célja az információs túlterheltség csökkentése, ha nem megfelelően van konfigurálva, vagy ha a felhasználók túl sok irreleváns információt osztanak meg, paradox módon növelheti is azt. A rendszernek finoman kell hangolnia az ajánlásokat, hogy azok valóban relevánsak legyenek, és ne bombázzák a felhasználókat felesleges adatokkal.

5. Adatvédelmi aggályok és félreértések:

   Ahogy korábban említettük, a Delve tiszteletben tartja az engedélyeket. Ennek ellenére előfordulhatnak félreértések vagy aggodalmak a felhasználók körében azzal kapcsolatban, hogy „ki látja az én dokumentumaimat”. Fontos a transzparens kommunikáció és az oktatás, hogy eloszlassuk ezeket a tévhiteket, és biztosítsuk a felhasználókat afelől, hogy az adataik biztonságban vannak, és csak azokhoz férhetnek hozzá, akiknek már amúgy is van engedélyük.

6. Adminisztrációs és beállítási feladatok:

   A Delve hatékony működéséhez szükség van bizonyos adminisztrációs feladatokra is. Az Office 365/Microsoft 365 környezet megfelelő beállítása, az engedélyek tisztán tartása, a felhasználói profilok karbantartása mind hozzájárul a Delve optimális teljesítményéhez. Ezen feladatok elhanyagolása gyengítheti a Delve hatékonyságát.

Ezek a kihívások nem leküzdhetetlenek, de tudatos tervezést és menedzsmentet igényelnek a bevezetés során. Egy jól átgondolt stratégia, amely magában foglalja a képzést, a kommunikációt és a folyamatos karbantartást, segíthet maximalizálni a Delve előnyeit és minimalizálni a potenciális hátrányokat.

A Delve integrációja más Office 365/Microsoft 365 szolgáltatásokkal

A Delve ereje abban is rejlik, hogy nem egy önálló, elszigetelt alkalmazás, hanem mélyen integrálódik a Microsoft 365 ökoszisztéma más szolgáltatásaival. Ez az integráció biztosítja a zökkenőmentes felhasználói élményt és a maximális hatékonyságot.

1. SharePoint Online és OneDrive for Business:

   Ezek a két fő forrása a Delve által indexelt dokumentumoknak. A SharePoint team site-okon és a OneDrive személyes tárhelyeken tárolt fájlok mind a Delve látóterébe kerülnek (az engedélyek tiszteletben tartásával). Amikor egy dokumentumot megosztanak egy SharePoint könyvtárban vagy egy OneDrive mappában, az azonnal elérhetővé válhat a Delve számára, és megjelenhet a releváns felhasználók feedjében. A Delve-ből közvetlenül megnyithatók a dokumentumok a SharePoint vagy OneDrive felületén.

2. Exchange Online (Outlook):

   Az e-mail kommunikáció és a naptárbejegyzések is fontos szerepet játszanak a Microsoft Graph működésében és így a Delve releváns ajánlásaiban. A gyakori e-mail váltások bizonyos kollégákkal vagy egy adott témában segítenek a Delve-nek azonosítani a releváns kapcsolatokat és témaköröket. Bár a Delve nem mutatja meg magukat az e-mail üzeneteket, a bennük említett vagy csatolt dokumentumok, illetve az e-mail interakciók a relevancia alapját képezhetik.

3. Microsoft Teams:

   A Teams egyre inkább a modern együttműködés központjává válik. A Teams-ben megosztott fájlok valójában SharePointon tárolódnak, így a Delve természetesen indexeli és megjeleníti azokat. A Teams-en belüli kommunikáció (chat, csatornák) szintén táplálja a Microsoft Graphot, segítve a Delve-et a releváns információk és kapcsolatok azonosításában. Ezáltal a Delve kiegészíti a Teams-et azáltal, hogy a Teamsen kívüli, de releváns tartalmakat is felszínre hozza.

4. Yammer:

   Ha egy szervezet használja a Yammer-t belső közösségi hálózatként, az ott zajló beszélgetések és megosztott dokumentumok is hozzájárulhatnak a Delve intelligenciájához. A Yammer-en belüli aktivitás szintén segít a Microsoft Graphnak megérteni a felhasználók érdeklődési körét és kapcsolati hálóját.

5. Microsoft Stream:

   A Stream-ben tárolt videók (pl. értekezlet felvételek, képzések) is megjelenhetnek a Delve-ben, ha relevánsak. Bár a Delve a videók tartalmát nem indexeli olyan mélységben, mint a szöveges dokumentumokat, a videó címe, leírása és metaadatai alapján képes ajánlásokat tenni.

Ez a mély integráció biztosítja, hogy a Delve egy holisztikus képet kapjon a felhasználó digitális munkakörnyezetéről, és a legpontosabb, legrelevánsabb ajánlásokat tegye. A felhasználók számára ez azt jelenti, hogy nem kell több alkalmazás között ugrálniuk a számukra fontos információk megtalálásához; a Delve egyetlen, személyre szabott nézetet kínál az egész Microsoft 365 ökoszisztémára.

A Delve profil: az ön digitális névjegykártyája

A Delve nem csupán dokumentumokat fedez fel, hanem a felhasználói profilok kezelésére is kiemelt hangsúlyt fektet. A Delve-ben található profiloldal sokkal több, mint egy egyszerű névjegykártya; ez egy dinamikus, digitális önéletrajz, amely segít Önnek és kollégáinak jobban megismerni egymást, és hatékonyabban együttműködni.

A profiloldalon a következő információk jelenhetnek meg:

• Alapvető elérhetőségi adatok: Név, beosztás, osztály, elérhetőségek (e-mail, telefon). Ezek az adatok általában az Active Directory-ból vagy Azure Active Directory-ból származnak.
• Rövid bemutatkozás: Egy személyes leírás, amelyben bemutatkozhat, kiemelheti főbb feladatait vagy érdeklődési köreit.
• Készségek és szakértelem: Ez az egyik legfontosabb szekció. Itt sorolhatja fel azokat a készségeket, amelyekben jártas, vagy azokat a területeket, ahol szakértőnek számít. Ez rendkívül hasznos a kollégák számára, akik egy adott témában keresnek segítséget.
• Projektek és érdeklődési körök: Megadhatja azokat a projekteket, amelyeken dolgozik, vagy azokat a témákat, amelyek iránt érdeklődik. Ez segít a Delve-nek még pontosabb ajánlásokat tenni, és a kollégáknak azonosítani a közös pontokat.
• Szervezeti hierarchia: Láthatja, ki a közvetlen vezetője, és kik a beosztottjai, ami segít megérteni a szervezeti struktúrát.
• Legutóbbi dokumentumok és tevékenység: A profiloldal megjeleníti azokat a dokumentumokat, amelyeken Ön dolgozott, és amelyekhez a megtekintőnek is van hozzáférése. Ez egy áttekintést ad az Ön aktuális munkájáról és tevékenységéről.

A Delve profil oldala nem csupán passzív információkat tartalmaz; aktívan segíti az interakciót. A kollégák közvetlenül a profiloldalról küldhetnek e-mailt, indíthatnak chatet (Teams vagy Skype for Business integrációval), vagy megnézhetik a közös dokumentumokat. Ez a funkció kulcsfontosságú a belső hálózatépítésben és a tudásmegosztásban. Egy új alkalmazott gyorsan megtalálhatja a releváns kollégákat és megismerheti a szakértelmüket, ami felgyorsítja a beilleszkedést és a produktivitást.

A profil frissítése és karbantartása a felhasználó felelőssége, de az adminisztrátorok beállíthatnak alapértelmezett mezőket és irányelveket. Egy jól karbantartott Delve profil jelentősen növelheti a felhasználó láthatóságát a szervezeten belül, és segíthet a karrierfejlődésben is azáltal, hogy láthatóvá teszi a készségeket és a hozzájárulásokat.

A Delve profil egy hatékony eszköz a személyes márkázásra a szervezetben, bemutatva nemcsak azt, ki Ön, hanem azt is, mit tud, és min dolgozik.

Hogyan optimalizáljuk a tartalmakat a Delve számára?

Ahhoz, hogy a Delve a lehető leghatékonyabban működjön, és a releváns tartalmak valóban eljussanak a megfelelő emberekhez, fontos, hogy a felhasználók és a tartalomkészítők is optimalizálják a dokumentumaikat és a munkamódszereiket. Néhány egyszerű, de annál hatékonyabb tipp:

1. Használjon értelmes fájlneveket és címeket:

   Kerülje az olyan általános elnevezéseket, mint „Dokumentum1” vagy „Prezentáció_final_v2”. Használjon leíró, kulcsszavakat tartalmazó fájlneveket és címeket, amelyek egyértelműen utalnak a tartalomra. Például: „2023_Q4_Marketing_Strategia_Jelentes.docx” vagy „Uj_termek_bevezetes_projekt_terv.pptx”.

2. Adjon hozzá releváns metaadatokat:

   Ha a SharePoint vagy OneDrive dokumentumtárakban egyéni metaadat oszlopok (pl. projektkód, osztály, téma) vannak beállítva, használja ki ezeket. A Delve ezeket az információkat is figyelembe veszi a relevancia meghatározásakor. Minél több releváns metaadatot ad meg, annál pontosabban tudja a Delve kategorizálni és ajánlani a tartalmat.

3. Ossza meg a tartalmat megfelelően:

   A Delve csak azokat a dokumentumokat mutatja meg, amelyekhez a felhasználóknak már van hozzáférésük. Győződjön meg róla, hogy a fontos dokumentumokat megosztja azokkal a csapatokkal vagy személyekkel, akiknek szükségük van rájuk. Használja a SharePoint csoportokat vagy a Teams csatornákat a szélesebb körű megosztáshoz. Ne feledje, a Delve nem hoz létre új engedélyeket!

4. Rendszeresen dolgozzon a dokumentumokon:

   A Delve előnyben részesíti a frissen módosított vagy létrehozott tartalmakat. Ha egy dokumentumot rendszeresen frissítenek, az jelzi a Delve-nek, hogy az aktív és releváns. Ez nem azt jelenti, hogy feleslegesen módosítani kell a fájlokat, de a rendszeres felülvizsgálat és aktualizálás segít a láthatóságban.

5. Használja ki a Delve profilját:

   Töltse ki részletesen a Delve profilját. Adja meg készségeit, projektjeit és érdeklődési köreit. Ez segít a Delve-nek jobban megérteni Önt, és relevánsabb tartalmakat ajánlani. Emellett mások is könnyebben megtalálhatják Önt, ha egy adott témában szakértelemre van szükségük.

6. Használja a „Táblákat” (Boards):

   Ha egy adott témával kapcsolatban dolgozik, hozzon létre egy táblát, és gyűjtse össze rajta a releváns dokumentumokat. Ez nemcsak a saját munkáját szervezi, hanem mások számára is könnyen hozzáférhetővé teszi a kurált tartalmat. A táblák megosztásával növelheti a tartalmak láthatóságát a releváns közönség számára.

7. Aktívan használja a Microsoft 365 szolgáltatásokat:

   Minél több interakciót végez a Microsoft 365 ökoszisztémában (e-mailezés, chat, dokumentumszerkesztés, fájlmegosztás), annál gazdagabb adatot gyűjt a Microsoft Graph, és annál pontosabb lesz a Delve ajánlási rendszere.

Ezen irányelvek betartásával a szervezetek maximalizálhatják a Delve potenciálját, és biztosíthatják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljussanak a megfelelő emberekhez, ezáltal növelve a kollektív produktivitást és a tudásmegosztást.

A jövő: hová tart a Delve és a Microsoft Graph?

A Microsoft Office Delve és az alapját képező Microsoft Graph folyamatosan fejlődik, és a Microsoft jövőbeli stratégiájának egyik kulcsfontosságú eleme. A mesterséges intelligencia (AI) és a gépi tanulás (ML) rohamos fejlődésével a Delve képességei is egyre kifinomultabbá válnak.

Az egyik fő irány a kontextuális intelligencia további mélyítése. A Delve már most is figyelembe veszi a felhasználó kapcsolatait és tevékenységét, de a jövőben várhatóan még jobban megérti majd az aktuális munkakörnyezetet, például egy adott értekezlet témáját, egy projekt fázisát, vagy akár a felhasználó napi rutinát. Ez lehetővé tenné, hogy a Delve még proaktívabban, még pontosabban ajánljon tartalmakat, akár anélkül, hogy a felhasználó észrevenné a háttérben zajló komplex elemzést.

A Microsoft Graph központi szerepe tovább erősödik. A Graph már most is a Microsoft 365 szíve, de a jövőben várhatóan még több szolgáltatást és adatforrást integrál majd, beleértve a külső alkalmazásokat és platformokat is. Ez egy még átfogóbb képet adna a felhasználó digitális életéről, és lehetővé tenné a Delve számára, hogy még szélesebb körű és relevánsabb ajánlásokat tegyen.

A személyre szabott keresés is egyre intelligensebbé válik. A Delve nem csupán dokumentumokat, hanem „akciókat” vagy „következő lépéseket” is ajánlhat majd. Például, ha egy dokumentumot olvas, a Delve felajánlhatja, hogy ossza meg egy adott kollégával, vagy adjon hozzá egy feladathoz a Plannerben. Ez a fajta prediktív funkció jelentősen felgyorsíthatja a munkafolyamatokat.

Az adatvédelem és a transzparencia továbbra is kiemelt fontosságú marad. A Microsoft célja, hogy a felhasználók teljes mértékben kontrollálhassák az adataikat, és érthetővé tegye, hogyan használja fel a Delve az információkat az ajánlásokhoz. Várhatóan újabb vezérlőelemek és átláthatóbb jelentések jelennek meg, amelyek segítenek a felhasználóknak és az adminisztrátoroknak megérteni és kezelni a Delve működését.

Végül, a Delve és a Graph a „munkahelyi intelligencia” szélesebb koncepciójának részévé válik. Ez magában foglalja az olyan eszközöket, mint a Viva Insights (korábban MyAnalytics), amelyek betekintést nyújtanak a munkavégzési szokásokba és segítenek a hatékonyság optimalizálásában. A Delve egy olyan elem, amely a releváns információk eljuttatásával támogatja ezt az intelligens, adatokon alapuló munkavégzést.

Gyakori félreértések és tévhitek a Delve-ről

A Delve újszerű megközelítése miatt gyakran merülnek fel félreértések és tévhitek a működésével kapcsolatban. Fontos ezeket tisztázni a hatékony bevezetés és használat érdekében.

1. „A Delve láthatóvá teszi a bizalmas dokumentumaimat mások számára.”

   Ez a leggyakoribb és leginkább téves feltételezés. Ahogy korábban említettük, a Delve soha nem módosítja a meglévő engedélyeket. Csak azokat a dokumentumokat mutatja meg Önnek, amelyekhez már amúgy is van hozzáférése a SharePointon, OneDrive-on vagy más Microsoft 365 szolgáltatáson keresztül. Ha egy dokumentumot nem osztott meg, vagy szigorúan korlátozott az engedélye, az nem fog megjelenni mások Delve felületén. A Delve nem egy kémprogram, hanem egy intelligens szűrő az Ön számára már elérhető információkhoz.

2. „A Delve tárolja a dokumentumaim másolatát.”

   Ez sem igaz. A Delve nem egy tárhely szolgáltatás. Csak indexeli a dokumentumokat a meglévő tárolási helyükön (SharePoint, OneDrive) a Microsoft Graphon keresztül. Amikor Ön egy dokumentumra kattint a Delve-ben, az eredeti fájlt nyitja meg a forrásalkalmazásban, nem egy Delve által tárolt másolatot.

3. „A Delve túl sok irreleváns információt mutat.”

   Ez előfordulhat, különösen a kezdeti időszakban, vagy ha a szervezetben rosszul kezelik az információkat (pl. nincsenek metaadatok, túl sok a megosztás). Azonban a Delve egy gépi tanulás alapú rendszer, ami folyamatosan tanul az Ön interakcióiból. Minél többet használja, minél több releváns dokumentumot nyit meg, annál pontosabbá válnak az ajánlásai. Emellett a tartalomkészítők felelőssége is, hogy releváns és jól címkézett anyagokat hozzanak létre.

4. „A Delve felváltja a hagyományos keresést.”

   Bár a Delve jelentősen megkönnyíti a tartalomfelfedezést, nem célja a hagyományos keresőmotorok teljes felváltása. A Delve inkább egy kiegészítő eszköz, amely proaktívan segít a felfedezésben. Ha Ön pontosan tudja, mit keres, és ismeri a kulcsszavakat, a hagyományos keresés továbbra is hatékony lehet. A Delve ereje abban rejlik, hogy olyan információkat is felszínre hoz, amelyekről nem is tudta, hogy szüksége van rájuk.

5. „A Delve csak az Office dokumentumokkal működik.”

   Bár a Delve a Microsoft Office ökoszisztémájában érzi magát a legjobban, képes indexelni és megjeleníteni más típusú fájlokat is, mint például PDF-eket, képeket, videókat (Stream), és bizonyos esetekben külső forrásokból származó adatokat is, ha azok integrálva vannak a Microsoft 365-be (pl. Power BI jelentések). A hangsúly a Microsoft 365-ön belüli adatokon van, de nem kizárólagosan Office fájlokon.

6. „A Delve automatikusan megosztja a profilomat és a tevékenységemet.”

   A Delve profilja az Ön digitális névjegykártyája, és Ön szabályozhatja, milyen információkat oszt meg rajta. A tevékenységi adatok (pl. milyen dokumentumokon dolgozik) csak akkor láthatók mások számára, ha az adott dokumentum már amúgy is meg van osztva velük az alapvető engedélyek alapján. A Delve nem tesz láthatóvá privát tevékenységeket, és Ön szabályozhatja a profilján megjelenő információkat.

Ezen tévhitek tisztázása kulcsfontosságú a Delve sikeres bevezetéséhez és ahhoz, hogy a felhasználók bizalommal és hatékonyan használják ezt az innovatív eszközt.

A Delve mint tudásmenedzsment eszköz

A Delve nem csupán egy kereső- vagy felfedezőeszköz, hanem kiválóan funkcionál tudásmenedzsment (KM) eszközként is a szervezetek számára. A tudásmenedzsment célja a szervezeti tudás azonosítása, rögzítése, megosztása és felhasználása a hatékonyság növelése és az innováció elősegítése érdekében. A Delve számos ponton támogatja ezt a folyamatot.

Először is, a Delve segít a rejtett tudás azonosításában. Sok szervezetben rengeteg értékes információ rejtőzik az alkalmazottak számítógépein, a projektek mappáiban vagy a régi SharePoint oldalakon. A Delve, a Microsoft Graph segítségével, képes ezeket a szétszórt információkat összekapcsolni, és releváns módon megjeleníteni a felhasználók számára. Ezáltal a „sötét adatok” (dark data) egy része is hasznosíthatóvá válik.

Másodszor, a Delve elősegíti a tudásmegosztást a szervezeten belül. Azáltal, hogy láthatóvá teszi, ki min dolgozik, és ki milyen szakértelemmel rendelkezik (a Delve profilokon keresztül), a Delve lebontja az információs szilókat. A kollégák könnyebben megtalálhatják a releváns szakértőket, és közvetlenül hozzáférhetnek a munkájukhoz (amennyiben az meg van osztva). Ez ösztönzi az információcserét és a keresztfunkcionális együttműködést, ami alapvető a sikeres tudásmenedzsmenthez.

Harmadszor, a „Táblák” (Boards) funkció egy kiváló eszköz a tudás rendszerezésére és kurálására. A felhasználók maguk gyűjthetik össze a releváns dokumentumokat egy adott témával kapcsolatban, és megoszthatják azokat a csapattagokkal vagy a szélesebb szervezeti közönséggel. Ez lehetővé teszi a „legjobb gyakorlatok” és a projekt specifikus tudásbázisok könnyű létrehozását és terjesztését. Például egy új projekt indításakor a csapat létrehozhat egy Delve táblát, ahol minden releváns dokumentumot, prezentációt és kutatási anyagot összegyűjtenek, így biztosítva, hogy mindenki hozzáférjen a szükséges információkhoz.

Negyedszer, a Delve támogatja a folyamatos tanulást és fejlődést. Azáltal, hogy a felhasználók folyamatosan látják, milyen új dokumentumok születnek a releváns területeken, és milyen témákon dolgoznak a kollégáik, inspirációt meríthetnek, és naprakészek maradhatnak a legújabb trendekkel és fejlesztésekkel kapcsolatban. Ez egy organikus tanulási környezetet teremt, ahol az információk proaktívan áramlanak a felhasználók felé.

Végül, a Delve, a Microsoft Graphon keresztül, hozzájárul a szervezeti memória építéséhez. Azáltal, hogy rögzíti az interakciókat és a dokumentumok közötti kapcsolatokat, a Delve segít megőrizni a tudást, még akkor is, ha egy kulcsfontosságú alkalmazott elhagyja a szervezetet. A munkája és a kapcsolatai továbbra is elérhetők maradnak a rendszerben, ami megkönnyíti az utódok számára a feladatok átvételét és a tudás átadását.

A Delve tehát nemcsak a mindennapi munkát egyszerűsíti, hanem egy stratégiai eszközzé is válik a szervezetek számára, amelyek a tudást versenyelőnyként szeretnék hasznosítani.

Esettanulmányok és valós példák a Delve alkalmazására

Bár konkrét, nevesített esettanulmányok részletezésére nincs lehetőség, generikus példákon keresztül bemutatható, hogyan alkalmazzák a szervezetek a Delve-et a valós életben, és milyen előnyökkel jár ez számukra.

Példa 1: Az új alkalmazott beilleszkedése

Egy nagyvállalatnál, ahol gyakori a fluktuáció és sok új kolléga érkezik, a Delve kulcsszerepet játszik a beilleszkedési folyamatban. Egy új marketinges szakember, miután bejelentkezik a Microsoft 365 fiókjába, azonnal látni kezdi a Delve felületén a marketing osztályon belül leggyakrabban használt dokumentumokat: a legfrissebb kampányterveket, a márkairányelveket, a versenytárs elemzéseket. Emellett a Delve felajánlja neki a közvetlen kollégái profilját, és megmutatja, min dolgoznak ők. Az új kolléga így gyorsan rálátást kap a csapat aktuális feladataira, a releváns dokumentumokra és a kulcsfontosságú személyekre, felgyorsítva a betanulási folyamatot és a produktivitás elérését.

Példa 2: Projektmenedzsment és tudásmegosztás

Egy szoftverfejlesztő cég több párhuzamos projekten dolgozik. Egy projektvezetőnek szüksége van egy korábbi, sikeres projekt műszaki dokumentációjára, hogy tanulságokat vonjon le, és ne kelljen mindent elölről kezdenie. Ahelyett, hogy órákat töltene a SharePoint-on való kereséssel vagy e-mailek küldözgetésével, egyszerűen beírja a Delve keresőjébe a projekt nevét vagy a kapcsolódó kulcsszavakat. A Delve azonnal felhozza a releváns specifikációkat, tesztjelentéseket, prezentációkat, sőt, még azokat a kollégákat is, akik azon a projekten dolgoztak. A projektvezető akár egy Delve „Táblára” is összegyűjtheti ezeket a dokumentumokat, és megoszthatja az új csapatával, ezzel biztosítva a tudás zökkenőmentes átadását.

Példa 3: Belső szakértők azonosítása

Egy globális tanácsadó cég egyik ügyfelének szüksége van egy szakértőre a mesterséges intelligencia (AI) etikai vonatkozásai terén. A csapat vezetője nem tudja, ki rendelkezik ilyen mélyreható tudással a több ezer alkalmazott közül. A Delve „Személyek” nézetében rákeres az „AI etika” kulcsszóra. A Delve felhozza azoknak a kollégáknak a profilját, akik a készségeik között feltüntették ezt a területet, vagy akik olyan dokumentumokon dolgoztak, amelyekben ez a téma releváns volt. A vezető azonnal kapcsolatba léphet a releváns szakértővel, anélkül, hogy a HR-t vagy más osztályokat kellene megkeresnie, ezzel jelentősen felgyorsítva az ügyfél igényeinek kielégítését.

Példa 4: Információs túlterheltség csökkentése

Egy marketing osztály folyamatosan kapja a belső jelentéseket, piaci elemzéseket, kreatív anyagokat. A kollégák gyakran érzik, hogy elárasztják őket az információk, és nehezen tudják kiszűrni a számukra valóban fontosat. A Delve, a személyre szabott feedjével, segít nekik ebben. Minden reggel, amikor a kollégák megnyitják a Delve-et, a rendszer a legfrissebb és legrelevánsabb marketing anyagokat mutatja be, figyelembe véve az egyéni feladataikat és projektjeiket. Ezáltal nem kell minden egyes e-mailt vagy SharePoint mappát átnézniük, hanem egyetlen helyen láthatják a számukra kulcsfontosságú frissítéseket, csökkentve az információs zajt és növelve a fókuszáltságot.

Ezek a példák jól illusztrálják, hogy a Delve hogyan tudja gyakorlati módon támogatni a különböző szervezeti funkciókat, javítva a hatékonyságot, a tudásmegosztást és az együttműködést a Microsoft 365 ökoszisztémájában.

A Delve és a szervezeti kultúra változása

A technológiai eszközök, mint a Delve, nem csupán funkcionális megoldások; képesek befolyásolni és alakítani a szervezeti kultúrát is. A Delve bevezetése és sikeres használata egy olyan kulturális változást indíthat el, amely a nyitottság, az átláthatóság és a tudásmegosztás felé mozdítja el a szervezetet.

Először is, a Delve elősegíti a transzparenciát a munkában. Azáltal, hogy láthatóvá teszi, ki min dolgozik (az engedélyek tiszteletben tartásával), lebontja a hagyományos „szilókat” és a „titkolózást”. Ez arra ösztönzi az embereket, hogy nyitottabban osszák meg a munkájukat, és kevésbé tartsanak attól, hogy „ellopják” az ötleteiket. Egy olyan kultúra, ahol az emberek látják egymás tevékenységét, hajlamosabb a proaktív együttműködésre és a duplikált munka elkerülésére.

Másodszor, a Delve erősíti a kollaborációs kultúrát. Amikor a felhasználók látják, hogy egy kollégájuk egy olyan dokumentumon dolgozik, amely releváns az ő munkájuk szempontjából, könnyebben kezdeményeznek beszélgetést vagy ajánlanak fel segítséget. Ez a spontán együttműködés felgyorsítja a problémamegoldást és az innovációt. A „Táblák” funkció pedig egyértelműen a közös tudásépítésre és megosztásra ösztönöz, ami a csapatmunka alapja.

Harmadszor, a Delve hozzájárul egy „tudásmegosztó” mentalitás kialakításához. Azáltal, hogy a szakértelem láthatóvá válik a Delve profilokon keresztül, az emberek könnyebben megtalálják a belső mentorokat és tanácsadókat. Ez arra ösztönzi az alkalmazottakat, hogy aktívan osszák meg tudásukat és tapasztalataikat, tudva, hogy az hasznos lehet mások számára. Egy ilyen kultúrában a tudás nem egyéni tulajdon, hanem szervezeti eszköz.

Negyedszer, a Delve segíthet egy bizalmi környezet kialakításában. Amikor a felhasználók megértik, hogy a Delve tiszteletben tartja az engedélyeiket, és csak azokat az információkat mutatja meg, amelyekhez már amúgy is hozzáférhetnek, csökken a bizalmatlanság és az aggodalom az adatvédelemmel kapcsolatban. A nyílt kommunikáció a Delve működéséről kulcsfontosságú a bizalom építésében.

Ötödször, a Delve segíthet a hierarchikus struktúrák enyhítésében. Azáltal, hogy az információk relevancia alapján áramlanak, nem pedig a szervezeti ranglétra szerint, a Delve demokratizálja az információhoz való hozzáférést. Egy junior alkalmazott is láthat olyan releváns dokumentumokat, amelyeken egy vezető dolgozik, ha az engedélyek megengedik, ami növeli az elkötelezettséget és a bevonódást.

Természetesen ez a kulturális változás nem automatikus. Szükséges hozzá a vezetés támogatása, a megfelelő kommunikáció, a képzés és az aktív promóció. De ha ezek a feltételek adottak, a Delve egy erőteljes katalizátor lehet egy modernebb, nyitottabb, együttműködőbb és tudásorientáltabb szervezeti kultúra kialakításában.

Adminisztrációs szempontok: a Delve kezelése és beállítása

A Delve sikeres bevezetése és fenntartása nem csupán a végfelhasználók feladata; az IT-adminisztrátorok kulcsszerepet játszanak a megfelelő konfiguráció és felügyelet biztosításában. Az adminisztrációs feladatok magukban foglalják a szolgáltatás engedélyezését, a biztonsági beállításokat és a felhasználói profilok kezelését.

1. A Delve engedélyezése és letiltása:

   A Delve alapértelmezetten engedélyezve van a legtöbb Microsoft 365 Enterprise előfizetésben. Az adminisztrátorok azonban az Office 365 admin centerben (vagy a SharePoint admin centerben) letilthatják a Delve-et az egész szervezet, vagy bizonyos felhasználói csoportok számára. Ez hasznos lehet, ha egy lassú bevezetési stratégiát követnek, vagy ha bizonyos csoportok számára nem releváns a szolgáltatás.

2. Keresési és intelligencia beállítások:

   A Delve a SharePoint keresési indexre épül. Az adminisztrátoroknak gondoskodniuk kell arról, hogy a SharePoint keresés megfelelően legyen konfigurálva, és a releváns tartalmak indexelve legyenek. Bár a Delve a Microsoft Graphon keresztül a relevanciát maga számítja ki, az alapvető keresési beállítások befolyásolják, hogy milyen adatok állnak rendelkezésre számára. Bizonyos tartalmakat ki lehet zárni az indexelésből, ha azok nem kívánatosak a Delve-ben.

3. Felhasználói profilok kezelése:

   A Delve profilok az Azure Active Directory-ból (AAD) származó információkra épülnek. Az adminisztrátoroknak biztosítaniuk kell, hogy az AAD-ben tárolt felhasználói adatok (pl. név, beosztás, elérhetőségek) pontosak és naprakészek legyenek. Emellett beállíthatják, hogy mely profilmezők legyenek szerkeszthetők a felhasználók számára, és melyek legyenek kötelezően kitöltendők. A profilképek feltöltésének engedélyezése is fontos lépés a személyesebb élmény érdekében.

4. Adatvédelmi és biztonsági irányelvek:

   Az adminisztrátoroknak kulcsszerepük van az adatvédelmi aggályok kezelésében. Világosan kommunikálniuk kell a felhasználókkal a Delve működéséről és arról, hogy az engedélyek hogyan befolyásolják a láthatóságot. Biztosítaniuk kell, hogy a szervezet megfeleljen az összes vonatkozó adatvédelmi szabályozásnak (pl. GDPR) a Delve használata során. A Delve nem sérti meg a meglévő engedélyeket, de az adminisztrátorok felelőssége, hogy az alapvető engedélyek helyesek legyenek.

5. Naplózás és jelentések:

   A Microsoft 365 admin centerben elérhetők bizonyos naplózási és jelentési funkciók, amelyek segíthetnek az adminisztrátoroknak nyomon követni a Delve használatát és az esetleges problémákat. Bár a Delve-specifikus részletes elemzések korlátozottak lehetnek, az általános SharePoint és OneDrive aktivitási jelentések hasznosak lehetnek a kontextus megértéséhez.

6. Képzés és támogatás:

   Az adminisztrátoroknak támogatniuk kell a felhasználókat a Delve bevezetésében és használatában. Ez magában foglalja a képzési anyagok biztosítását, a GYIK (Gyakran Ismételt Kérdések) összeállítását és egyértelmű támogatási csatornák létrehozását a felmerülő kérdések és problémák kezelésére.

A Delve egy hatékony eszköz, de mint minden komplex vállalati megoldás, megfelelő adminisztrációt és felügyeletet igényel a maximális potenciál kiaknázásához és a zökkenőmentes működés biztosításához.